Há alguns dias vi um artigo muito interessante falando sobre como montar uma sala de conferências virtuais utilizando alguns aplicativos web2.0.
Reuniões virtuais são muito bem vindas para reduzir custos de transporte e deslocamento de pessoas. Aqui na Papagallis por exemplo, existem algumas pessoas que moram em Sorocaba e outras e São Paulo e, para nos reunirmos presencialmente, temos que locomover essas pessoas em média uma hora e meia por reunião. Todas possuem conexão banda larga, algo que é fundamental realizar reuniões virtuais.
No meu entender, uma reunião virtual é interessante para dar continuidade em um assunto que foi estabelecido em uma reunião presencial anterior e funciona principalmente com equipes onde todos se conhecem bem.
Aqui na Papagallis, agora falando em ferramentas digitais, utilizamos as seguintes ferramentas para nos reunirmos digitalmente:
- Skype - para fazer o audio
- Skype - para chat em modo texto, as vezes é necessário.
- Google Docs (Textos e Planilhas) - para consolidarmos as idéias e decisões da reunião.
Enquanto conversamos, vamos registrando as ideías no Google Docs. Todos editam o documento ao mesmo tempo e consolidam suas percepções no documento. A figura abaixo mostra como fica a tela do meu Notebook durante uma reunião:
É claro que existem outras ferramentas e formas , mas fica aí uma dica para quem quiser realizar uma reunião virtual.
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Fizemos uma reunião virtual de quase quatro horas de duração. A primeira meia hora foi dedicada às questões técnicas, ajuste de volume, conexão, organização da sala de conferência, etc. Depois seguimos falando, sempre um de cada vez, e com um de nós registrando o que podia da conversa ma janela de beta-papo. Às vêzes a conversa ia todinha pro chat, em outros momentos todos se inflamavam falando ao mesmo tempo. De qualquer modo onseguimos fechatr o conteúdo pretendido e saímos com uma ótima sensação de resultados. Foi bom!